Покупка и эксплуатация лазерного принтера

Правила выбора и эксплуатации лазерных принтеров

В настоящее время можно найти большое количество статей, которые описывают правила использования офисной техники. Для домашнего применения они не имеют какого-либо практического применения, так как объем печатной продукции ничтожно мал, однако в офисах различного размера они помогут сохранить немало денежных средств предприятия.

В данной статье приведен ряд правил и советов, которые помогут Вам избежать множества проблем. Так, например, необходимо заранее выбирать правильную модель устройства и набор картриджей, которые и обеспечат выгодную и бесперебойную работу всего офиса. Данные правила возможно оформить в виде памятки, которая будет чрезвычайно полезна абсолютно всем отделам и сотрудникам.

лазерные принтеры

Правила выбора качественного принтера

Итак, для начала Вам необходимо определиться с техническими характеристиками будущего устройства. Для этого Вы должны понимать особенности работы определенного отдела или предприятия в целом, а также объемы создания печатной продукции в частности.

Так, например, если Вам требуется печать порядка 100 страниц в месяц, то на приобретение принтера можно выделить достаточно скромный бюджет – порядка двух тысяч гривен за струйный принтер. Непременно, есть некоторая вероятность засыхания чернил в картридже, однако такое устройство позволит Вам сохранить гораздо больше средств.

Если Вы понимаете, что в будущем планируется интенсивная фотопечать или другой вид работ, который требует четких и ярких красок, то, возможно, Вам стоит подумать о струйном принтере с системой непрерывной подачи чернил. С другой стороны, данный процесс подразумевает повышенную необходимость в обслуживании техники, поэтому порой стоит подумать о сотрудничестве с профессиональными фотостудиями, которые решат Ваши проблемы за достаточно низкую стоимость.

Непременно, потребность в качественном принтере повышается с ростом количества напечатанных листов. Если подразумевается, что объем ежемесячной печати превышает сто листов, то начните выбор лазерного принтера. Стоимость базовых моделей начинается от четырех тысяч гривен.

На первых порах работы Вашего офиса, у Вас могут возникнуть некоторые трудности с расчетом объема печати. В качестве базовой методики рекомендуется брать в расчет количество бумаги, которая заказывается ежемесячно на нужды офиса и разделить его на количество принтеров в компании.

Кроме того, важно определить количество принтеров в компании на начальных этапах работы. Тут можно использовать два подхода: один крупный лазерный принтер на весь офис, который покроет имеющиеся нужды, или комплекс более дешевых альтернатив, которые устанавливаются в каждом кабинете или отделе.

Конечно, один крупный принтер кажется более выгодным вложением, так как Вам удастся экономить на его обслуживании, однако это также обернется дополнительным расходом рабочего времени каждого сотрудника, который будет тратить его на ношение документов по офису.

Также достаточно важно определиться с типом печатного устройства. На сегодняшний день выделяют несколько категорий, разделение на которые происходит в зависимости от объема печати:

  • Персональный принтер – способны печатать порядка пяти тысяч листов ежемесячно. Они предназначаются для бытового использования или применения в мелких офисах. В данный класс устройств относятся струйные принтеры/МФУ и простейшие модели лазерных принтеров.
  • Малая офисная техника – данные принтеры/МФУ способны проводить печать до десяти тысяч листов за отчетный месяц. Данный тип устройств наиболее распространен, так как он широко применяется в небольших компаниях, офисах или отдельных кабинетах.
  • Средний класс устройств –максимальное число напечатанных страниц составляет 50 тысяч. С их помощью производят печать большого количества документов, а крупный запас чистых листов в подающем лотке позволяет значительно автоматизировать процесс печати.
  • Крупная офисная техника – обрабатывает более пятидесяти тысяч листов за месяц. В ходе интенсивной работы не теряются технические и эксплуатационные характеристики. Данные устройства можно применять как в условиях крупного офиса, так и в небольших типографиях. С их помощью даже возможно производить печать продукции мелким тиражом.

Непременно, скорость печати является важной характеристикой для современных офисов, однако стоит понимать, что большая скорость требует гораздо больших инвестиций в печатную технику. Готовы ли Вы потратить немалый бюджет на модернизацию печатного процесса?

стоимость печати

Общее планирование затрат на печать документов

Конечно, технические характеристики играют важную роль при покупке печатного устройства, которое будет покрывать нужды офиса, однако самым важным вопросом остается финансовый. Именно по этой причине необходимо заранее рассчитывать стоимость печати одного листа, так как порой именно эта цифра становится причиной убыточности многих предприятий.

Именно раннее планирование является страховкой от незапланированных убытков. Так, например, стоит взять во внимание целый ряд ключевых понятий:

  • Стоимость копии – это сумма финансовых средств, которая тратится на чернила и бумагу. Зачастую многие специалисты не берут во внимание стоимость бумаги, так как затраты на нее стабильны, однако, в среднем, цена одного листа составляет 25 копеек.
  • Цена использования – это сумма финансовых затрат, в которую включают цену печатного устройства, его обслуживание, профилактически и ремонтные мероприятия, а также покупку запчастей и комплектующих. Данная цифра не включает в себя стоимость копии.
  • Полная цена печати копии – это сумма стоимости копии и использования разделенная на сумму напечатанных листов за весь срок активной эксплуатации устройства. В среднем профессиональные принтеры служат от трех до пяти лет, а точный срок возможно уточнить в технической документации к принтеру, в которой производитель указывает расчетные единицы времени.

Также очень важно уделять внимание выбору «цветности» принтера. Зачастую необходимость в цветной печати крайне низкая для современного офиса – показатель популярности такой услуги составляет порядка 4-6%. Зачастую стоимость цветного принтера значительно превышает цену его «одноцветного» брата, поэтому не стоит переплачивать за ненужную Вам услугу, если в ней нет острой потребности.

Если Вы приобретаете цветное устройство ради редкой печати фотографий или иной продукции, то рекомендуется пользоваться услугами профессиональных типографий. Подобный ход позволит Вам не только избавиться от лишних финансовых трат, но и проблем по обслуживанию более сложного устройства. Кроме того, типографии произведут печать фотографий гораздо быстрее и качественнее.

картридж

Картриджи как важная часть любого принтера

В настоящее время производители создали немало разновидностей систем картриджей, что дает большую свободу конечным потребителям для наиболее эффективного применения офисной техники. Итак, сегодня выделяют следующие типы систем:

  • Все в одном – в лазерных принтерах картридж представлен в монолитном виде;
  • Составная система – в лазерном принтере картридж состоит из двух/трех частей;

Для тех, кто обойдется малым количеством принтеров, возможно стоит задуматься о применении составных систем, как и СНПЧ для струйных принтеров, однако если на балансе Вашей организации числится несколько десятков лазерных устройств, то рекомендуется применять монолитные решения.

Проблема заключается в том, что составные системы требуют большего времени на их обслуживание, поэтому требуются дополнительные затраты на соответствующих специалистов, которые будут ответственны за поддержание работоспособности данной системы.

Кроме того, важным аспектом является количество сотрудников, которые будут применять отдельное устройство. Как показывает практика, чем больше людей пользуются конкретным принтером, тем быстрее оно выходит из строя.

В современных офисах нередко устанавливают единое устройство на большое количество сотрудников, что становится причиной некоторых проблем и дополнительных финансовых затрат. Так, например, нередко происходит путаница с распечатанными документами или дублируется отправка на печать из-за потери предыдущей копии.

Сейчас активно внедряются системы по надзору за печатью, однако они сопряжены с огромными дополнительными затратами. Их рекомендуется применять только в тех случаях, если руководство уверено, что потери денежных средств действительно окупятся, но, к сожалению, это не всегда так.

Планирование характеристик печати заранее

Каждый понимает, что любая техника рано или поздно выходит из строя, именно п этой причине профилактические и ремонтные работы необходимо планировать заранее. Непременно, любой офис может иметь в своем штате специалистов, которые будут выполнять данную работу, но нередко данную заботу «перекладывают на плечи» сторонних предприятий.

Так, например, во многих фирмах количество принтеров может превышать несколько десятков или сотен устройств, даже в удаленных офисах, поэтому необходимо заранее принимать решение о том, кто будет проводить соответствующие работы.

Как показывает практика, каждая компания может «создать» специалиста по обслуживанию принтеров самостоятельно – существуют специальные курсы в от профильных компаний. Всего за пять дней и чуть менее восемьсот долларов из Вашего специалиста сделают настоящего профессионала. К сожалению, в случае его увольнения Ваша компания окажется без человека, который поддерживает всю систему «на плаву».

Как упоминалось ранее, многие производители указывают примерный объем печати на один картридж. К сожалению, мало кто знает, что данные расчеты приведены на страницы, которые заполнены на 5%. Если плотность печати растет на несколько порядков, то количество напечатанных страниц пропорционально уменьшается. Этот факт необходимо учитывать заранее, чтобы Ваши расчеты оказались верными.

А есть ли необходимость в дополнительных опциях?

Для экономии бюджета организации многие выбирают лишь базовые модели, функционал которых строго ограничен. Непременно, подобный подход имеет место быть, однако рекомендуется заранее ознакомится с существующими вариантами, чтобы в будущем не тратить дополнительные средства на приобретение нового оборудования.

На сегодняшний день основным дополнительным функционалом является возможность:

  • Копирования, сканирования, отправления факса – за решение данных задач ответственно МФУ, но не обычный принтер;
  • Осуществления двусторонней печати (дуплекс) – работнику нет необходимости в ручную переворачивать документ для печати на другой стороне;
  • Печати на особом типе бумаги (картоне, этикетках, фотобумаге) – при отсутствии данной функции устройство печати будет быстро выходить из строя и требовать дополнительного технического обслуживания;
  • Печати с мобильных устройств – данная функция набирает популярности в современных офисах. Сотрудники могут отправлять документы на печать через локальные беспроводные сети, что значительно ускоряет работу;
  • Финишеры – устройство заменяет дырокол, степлер, брошюровщик и ряд других инструментов, которыми пользуются в офисах. Зачастую подобным функционалом обладают более «старшие» модели, которые осуществляют печать на листах А3;
  • Проведения сортировки (наличие сортировщика) – проводится автоматическая сортировка напечатанных листов, что особенно важно при совместном использовании устройства большим количеством лиц;
  • Наличие жесткого диска – данное дополнение значительно увеличивает скорость печати, так как существуют встроенные шаблоны, в которых изменяется только текст, но не верстка документа;

Итак, как Вы можете видеть, сегодня действительно есть ряд дополнительных функций, которые могут значительно повышать конечную стоимость устройства. Именно поэтому рекомендуется осознать все потребности Вашего офиса, чтобы избежать ненужных финансовых затрат.

оригинальный картридж

Правила выбора картриджа для лазерного принтера

Для того, чтобы обеспечить стабильное функционирование принтера в офисе, необходимо следить за наличием чернил и работоспособностью картриджа. Существует несколько способов «обновления» их работоспособности, которые отличаются надежностью и стоимостью:

  • Оригинальный картридж – отличное качество печати по высокой цене;
  • Восстановленный картридж – неплохое качество по цене ниже рыночной на 30-40% Ощутить экономию и различия возможно лишь при длительном использовании данного варианта;
  • Совместимый картридж – их стоимость на несколько порядков ниже оригинальных, как и итоговое качество печати;
  • Заправленный картридж – самый дешевый вариант из всех, который порой может обеспечить неплохое качества отпечатка. К сожалению, такой вариант способен вызвать поломку самого картриджа в любой момент времени при частой перезаправке;

Каждый отдел поставок для офиса должен выбирать именно тот вариант, который подходит конкретно для них. Существует ряд факторов, на которые необходимо обращать внимание при выборе картриджа для лазерного принтера: качество печати, цена печати листа и «экологичность».

Каждое предприятие должно осознать собственные потребности и возможности, чтобы качественная и надежная печать не разрушило финансовое благополучие бизнеса. Если Вы желаете, чтобы Ваша офисная техника прослужила максимально долго, то следует придерживаться следующих советов:

  • Соблюдать правила установки картриджей в принтер;
  • Производить печать ч/б документов только на монохромных (ч/б) устройствах, но не на цветных;
  • Соблюдать правила извлечения застрявших листов из принтера;
  • Поддерживать оптимальные показатели влажности и температуры для надежной работы устройства;
  • Осуществлять профилактические работы по надзору за техническим состоянием принтера;
  • Учитывать характеристики бумаги и возможность устройства работать с ней;
  • Исключить любую вероятность попадания скрепок, клея, скотча и иных посторонних предметов во внутреннее пространство принтера;

Если Ваши сотрудники будут внимательно относиться к данному типу устройств, а ответственные лица следить за его состоянием, то Вы можете быть уверены, что лазерный принтер станет незаменимым помощником для Вашего бизнеса!

Ваш заказ
Товары отсутствуют
Офис
площадь Бессарабская 5-А

Найти на карте
Киев, Украина
+38 (044) 222-78-02
+38 (067) 440-56-21
+38 (063) 420-85-47
+38 (095) 695-01-71
dataprint.ua
oleg.dataprint
makc.dataprint
vitya.dataprint
475-577-987
info@dataprint.ua